Badania lekarskie pracowników: gdzie zaczynają się ryzyka prawne

Dla wielu pracowników zatrudnienie w Polsce rozpoczyna się od wymogu wyrobienia tzw. „książeczki sanepidowskiej” (książeczka sanepidowska). Agencje zatrudnienia nierzadko organizują przeprowadzenie odpowiednich badań lekarskich za pośrednictwem własnych partnerów lub pośredników, a czasami pobierają od kandydatów kilkaset złotych za „wyrobienie dokumentu”. To właśnie na tym etapie pojawia się dziś coraz więcej ryzyk prawnych.

Zaostrzenie kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz organów ścigania pokazuje, że kwestia dokumentów medycznych już dawno wyszła poza ramy formalnej procedury kadrowej. Przedmiotem kontroli jest nie tylko posiadanie wymaganego dokumentu, ale również legalność jego uzyskania, sposób finansowania badań lekarskich oraz pochodzenie przedkładanych dokumentów.

Dokument, który z prawnego punktu widzenia nie istnieje

Od 2008 roku w Polsce prawo do wykonywania pracy na stanowiskach związanych z produkcją, przechowywaniem, sprzedażą lub przygotowywaniem żywności potwierdza orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych, wydawane przez lekarza medycyny pracy.

Ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi wymaga przeprowadzenia takiego badania wobec wszystkich osób, których praca może stwarzać ryzyko przeniesienia zakażeń na inne osoby.

Natomiast książeczka sanepidowska już dawno utraciła samodzielne znaczenie prawne. Prawo do wykonywania pracy potwierdza właśnie orzeczenie lekarskie, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych pracownika.

Mimo to właśnie określenie „książeczka sanepidowska” jest najczęściej używane przez agencje i pośredników, którzy oferują jej „wyrobienie” jako odrębną, odpłatną usługę.

Kiedy pobieranie opłat za badania lekarskie jest niezgodne z prawem

Jedno z najczęściej występujących naruszeń dotyczy właśnie finansowania badań lekarskich. Jeżeli pracownik jest zatrudniany na podstawie umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek skierować go na wstępne badania lekarskie, w całości je sfinansować oraz nie dopuścić pracownika do pracy przed uzyskaniem ważnego orzeczenia lekarskiego. Wymogi te wynikają wprost z art. 229 § 4 Kodeksu pracy.

W przypadku umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia) zasady przeprowadzania i finansowania badań lekarskich określa umowa, o ile charakter wykonywanej pracy wymaga przeprowadzenia takich badań.

To właśnie na tym etapie powstaje najwięcej nieporozumień. Pracownikom często podawana jest jedynie kwota do zapłaty, bez wyjaśnienia, co dokładnie obejmuje oraz czy takie koszty zostały przewidziane w umowie.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) dopuszcza pobieranie przez agencje wyłącznie faktycznie poniesionych kosztów związanych z zatrudnieniem (badania lekarskie, uzyskanie wiz, tłumaczenie dokumentów, koszty przejazdu) i tylko wtedy, gdy zostały one przewidziane w pisemnej umowie.

Jeżeli agencja po prostu żąda „400 zł za książeczkę sanepidowską”, nie wyjaśniając struktury opłaty albo doliczając własną prowizję, może to stanowić naruszenie przepisów prawa. Za bezprawne pobieranie opłat grozi kara grzywny od 3 do 30 tys. zł.

Dokumenty medyczne jako odrębny rodzaj działalności przestępczej

Nadużycia nie ograniczają się wyłącznie do pobierania nieuzasadnionych opłat. Polska Policja regularnie ujawnia proceder sprzedaży podrobionych orzeczeń lekarskich, wyników badań sanitarno-epidemiologicznych, „książeczek sanepidowskich” oraz dokumentów opatrzonych podrobionymi pieczątkami lekarzy.

Przykładowo jedno z największych postępowań zostało zakończone w 2024 roku. Prokuratura Regionalna w Krakowie skierowała do sądu akt oskarżenia przeciwko 22 osobom oskarżonym o udział w zorganizowanej grupie przestępczej. Według ustaleń śledztwa zajmowali się oni wytwarzaniem fałszywych orzeczeń lekarskich, wyników badań sanitarno-epidemiologicznych, tzw. „zielonych książeczek sanepidowskich” oraz innych dokumentów niezbędnych cudzoziemcom do legalnego zatrudnienia w Polsce. Nielegalny zysk grupy prokuratura oszacowała na blisko 2,85 mln zł.

Kto ponosi odpowiedzialność za dopuszczenie pracownika do pracy

Odpowiedzialność ponoszą jednak nie tylko osoby fałszujące dokumenty. Pracodawca lub agencja pracy tymczasowej nie mają prawa dopuścić pracownika do wykonywania pracy bez ważnego orzeczenia lekarskiego. Za naruszenie art. 229 § 4 Kodeksu pracy grozi kara grzywny od 1 do 30 tys. zł.

PIP może wydać nakaz usunięcia stwierdzonych naruszeń, skierować sprawę do sądu, a w przypadku systematycznych naruszeń popełnianych przez agencję — wystąpić o jej wykreślenie z rejestru KRAZ.

Jeszcze poważniejsze konsekwencje pojawiają się w razie wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Brak obowiązkowego orzeczenia lekarskiego może świadczyć o niewywiązaniu się przez pracodawcę z obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków pracy i stanowić podstawę odpowiedzialności cywilnej, a nawet karnej osób odpowiedzialnych.

Warto podkreślić, że powszechnie funkcjonuje przekonanie, iż sprawdzenie autentyczności orzeczenia lekarskiego jest w praktyce niemożliwe. W rzeczywistości podczas kontroli PIP analizuje przede wszystkim nie autentyczność pieczątek, lecz przestrzeganie procedury: czy pracownik został skierowany na badania lekarskie, czy otrzymał orzeczenie przed rozpoczęciem pracy oraz czy odpowiadało ono zajmowanemu stanowisku. Szczególną uwagę zwraca się na to – jak już wspomniano – po wypadkach przy pracy oraz w przypadku chorób zawodowych.

Co warto sprawdzić już dziś

Aby ograniczyć ryzyka prawne, agencje zatrudnienia i pracodawcy powinni już teraz zweryfikować własne procedury związane z zatrudnianiem pracowników.

W szczególności warto upewnić się, że:

• orzeczenia lekarskie wydawane są wyłącznie przez lekarzy medycyny pracy;
• wszystkie opłaty pobierane od kandydatów są odpowiednio udokumentowane i wprost przewidziane w umowie;
• pracownicy są dopuszczani do pracy dopiero po uzyskaniu ważnego orzeczenia lekarskiego;
• firma współpracuje wyłącznie ze sprawdzonymi placówkami medycznymi i partnerami.

Obecnie właśnie przejrzystość procedur coraz częściej staje się jednym z kluczowych kryteriów oceny podczas kontroli PIP. O ile kiedyś kwestia „książeczki sanepidowskiej” była przez wielu traktowana jako formalność, o tyle dziś może stanowić jeden z elementów kompleksowej oceny legalności zatrudnienia pracowników, z odpowiednimi konsekwencjami finansowymi, administracyjnymi, a nawet karnymi.

Jeśli zauważą Państwo, że proponuje się Państwu taki schemat w praktyce rekrutacyjnej – prosimy tego nie ignorować. Państwo polskie coraz częściej przenosi odpowiedzialność za legalność zatrudnienia cudzoziemców oraz współpracy z agencjami pracy na biznes: naruszenia grożą karami finansowymi, sporami sądowymi, utratą reputacji i kontrolami. To niebezpieczne. Prosimy współpracować z agencjami, które działają legalnie i weryfikują dokumenty. 

A jeśli zetknęli się Państwo z oszustami – prosimy zgłosić nam to anonimowo: 

[email protected]