Wolontariusz zamiast pracownika: gdzie zaczyna się ryzyko dla pracodawcy

W grudniu 2024 roku polski portal OKO.press opublikował śledztwo dotyczące pracowników sprzątających centra logistyczne Amazon w Polsce. Formalnie byli oni zatrudnieni za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, w tym Workmak i Workflow Group, które dostarczały personel firmie Dussmann, będącej bezpośrednim podwykonawcą Amazon w zakresie usług sprzątających. To właśnie Dussmann odpowiadał za organizację usług sprzątania w Sadach, Świebodzinie, Kołbaskowie i Gorzyczkach, natomiast agencje pośredniczyły w zatrudnianiu pracowników, w większości cudzoziemców.

W praktyce osoby te wykonywały zwykłą pracę sprzątaczy. Zmiany mogły trwać 10,5–12 godzin, a łączna liczba przepracowanych godzin przekraczała niekiedy 220 miesięcznie.

Sam model zatrudnienia wyglądał przy tym dość standardowo: pracownik podpisywał umowę z agencją pracy tymczasowej, która formalnie „kierowała” go do pracy u podwykonawcy.

Było jednak jedno „ale”: pracownik jednocześnie otrzymywał do podpisania dokumenty dotyczące udziału w działalności wolontariackiej w fundacji charytatywnej powiązanej z tą samą siecią podwykonawców.

W dokumentach tych wolontariat opisywano bardzo ogólnie, a same dokumenty pozostawiano niekiedy częściowo niewypełnione — bez precyzyjnego określenia zakresu obowiązków, terminów, a niekiedy nawet charakteru wykonywanej działalności. Pracownikom tłumaczono, że jest to jedynie „formalność związana z zatrudnieniem”.

Problem polegał na tym, że część należnych im środków nie była wypłacana jako wynagrodzenie za pracę.

Przykładowo jedna z pracownic w ciągu miesiąca otrzymała trzy płatności: około 250 zł jako wynagrodzenie, około 100 zł tytułem zwrotu kosztów oraz około 3000 zł jako „świadczenie socjalne” od fundacji. Łącznie kwota ta w przybliżeniu odpowiadała wynagrodzeniu za faktycznie przepracowany czas. W przypadku innych pracowników również większa część pieniędzy była przekazywana przez fundacje, a nie przez agencję, z którą mieli zawartą umowę.

Jednocześnie, jak wynikało ze śledztwa, pracownicy nie otrzymywali comiesięcznych dokumentów podatkowych potwierdzających pełną wysokość uzyskiwanego dochodu.

Wśród fundacji, które pojawiły się w śledztwie OKO.press, znalazły się m.in. Fundacja Rosnat i Fundacja Victoria. Za ich pośrednictwem realizowano część wypłat na rzecz pracowników.

W efekcie powstał złożony, wielopoziomowy układ: agencja formalnie zatrudniała daną osobę jako pracownika tymczasowego, fundacja — jako wolontariusza, a faktyczna praca była wykonywana na rzecz komercyjnego podwykonawcy Amazon — firmy Dussmann. Jednocześnie płatności były dzielone na różne kategorie: „wynagrodzenie”, „zwrot kosztów” oraz „świadczenie socjalne”. Taka konstrukcja mogła sprawiać wrażenie, że nie chodzi o zwykły stosunek pracy, lecz o połączenie kilku różnych form współpracy.

Co istotne, sprawa nie zakończyła się na dziennikarskim śledztwie. Po jego publikacji Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało o konieczności zweryfikowania opisanej sytuacji, m.in. z udziałem Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i Straży Granicznej.

Już 31 stycznia 2025 roku Amazon zdecydował się zakończyć współpracę z Dussmann w zakresie sprzątania czterech centrów logistycznych. Kontrakt oraz około 200 pracowników miał przejąć inny podwykonawca — Impel. Amazon wyjaśnił, że decyzja była związana z przeglądem współpracy z dostawcami.

Dlaczego pracodawca powinien sprawdzać nie tylko dokumenty

Największym błędem firmy w podobnej sytuacji jest założenie, że skoro pracownik formalnie nie jest zatrudniony bezpośrednio przez firmę, pracodawca nie odpowiada za sposób organizacji jego pracy.

Przy ocenie charakteru stosunku prawnego znaczenie mają nie tylko nazwy umów i formalny status stron, ale również faktyczne warunki wykonywania pracy.

Jeżeli dana osoba codziennie przychodzi do zakładu pracy, wykonuje konkretne zadania produkcyjne, pracuje według ustalonego grafiku, otrzymuje polecenia od menedżerów firmy i faktycznie stanowi część jej procesu operacyjnego, samo nazwanie umowy «umową wolontariacką» nie wystarczy, aby zmienić charakter takiej relacji.

Dlatego pracodawca powinien oceniać całą konstrukcję stosunku prawnego: kto angażuje daną osobę, komu jej praca przynosi korzyść ekonomiczną lub organizacyjną.

Kiedy wolontariat przestaje być wolontariatem

Polska ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie określa konkretny katalog podmiotów, które mogą korzystać ze świadczeń wolontariuszy. W przypadku organizacji społecznych działalność wolontariacka powinna być prowadzona w ramach ich działalności statutowej, a nie gospodarczej.

Dla pracodawcy oznacza to bardzo praktyczną rzecz: jeżeli firma komercyjna korzysta z pracy osoby skierowanej przez fundację, która formalnie ma status wolontariusza, należy ustalić, co dokładnie ta osoba robi i na czyją rzecz wykonuje swoje zadania.

Jeżeli wolontariusz pomaga fundacji w organizacji wydarzenia charytatywnego — mamy do czynienia z jedną sytuacją. Jeżeli natomiast ta sama fundacja formalnie angażuje osobę jako wolontariusza, ale osoba ta codziennie pracuje w magazynie firmy komercyjnej, sprząta jej pomieszczenia, obsługuje klientów lub wykonuje prace produkcyjne — jest to już zupełnie inny model.

Ryzyko rośnie szczególnie wtedy, gdy to firma faktycznie organizuje i kontroluje taką pracę.

Drugi sygnał ostrzegawczy – wolontariusz wykonuje te same zadania co pracownicy etatowi.

Pracodawca powinien porównać zakres obowiązków wolontariusza z obowiązkami własnych pracowników. Jeżeli dana osoba:

• wykonuje te same zadania co pracownicy etatowi;
• pracuje według tego samego grafiku;
• ma określoną normę pracy lub plan produkcyjny;
• otrzymuje polecenia od przełożonego w firmie;
• podlega wewnętrznym zasadom i kontroli;
• regularnie stawia się w miejscu wykonywania pracy, to samo określenie danej osoby jako wolontariusza nie przesądza jeszcze o tym, że jej relacja z firmą rzeczywiście ma charakter wolontariatu.

To właśnie faktyczne warunki wykonywania pracy, a nie wyłącznie nazwa umowy, bierze pod uwagę Państwowa Inspekcja Pracy.

Wymownym przykładem są dane z 2025 roku. Inspektorzy skontrolowali 48 677 umów cywilnoprawnych, z czego 2119 zostało zawartych w warunkach wskazujących na istnienie stosunku pracy. Dane te nie dotyczą bezpośrednio wolontariatu, pokazują jednak ogólne podejście inspekcji: forma umowy nie przesądza o rzeczywistym charakterze stosunku prawnego.

Kolejnym ryzykownym scenariuszem jest sytuacja, w której jedna osoba jednocześnie figuruje w dokumentach kilku organizacji. Przykładowo agencja zatrudnia ją jako pracownika, fundacja zawiera z nią porozumienie o wolontariacie, firma komercyjna faktycznie organizuje jej pracę, część pieniędzy wypłaca agencja, a pozostałą część — fundacja.

Sam fakt współpracy kilku podmiotów prawnych nie oznacza naruszenia prawa. Problem pojawia się wtedy, gdy taka konstrukcja służy rozdzieleniu jednego faktycznego stosunku pracy na kilka formalnych stosunków prawnych.

Dla pracodawcy powinno to być sygnałem do przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji.

Trzeba jasno ustalić: kto jest pracodawcą lub podmiotem angażującym wolontariusza, kto określa jego zadania, kto odpowiada za bezpieczeństwo, kto kontroluje czas pracy, kto dokonuje wypłat i na jakiej podstawie.

Jeżeli za każdy z tych elementów odpowiada inny podmiot prawny, a dana osoba w praktyce pracuje jak zwykły pracownik jednego przedsiębiorstwa, ryzyko znacząco rośnie.

Kolejnym sygnałem ostrzegawczym dla pracodawcy powinien być sposób dokonywania wypłat. Wolontariat ze swojej natury jest nieodpłatny. Jednocześnie wolontariusz może otrzymywać zwrot kosztów związanych z wykonywaną działalnością, w przypadkach przewidzianych prawem. Dlatego pracodawca powinien odróżniać rzeczywisty zwrot kosztów od ukrytego wynagrodzenia za pracę.

Regularne płatności, których wysokość zależy od liczby zmian, przepracowanych godzin lub wykonanych zadań, mogą wskazywać, że pod pozorem zwrotu kosztów faktycznie wypłacane jest wynagrodzenie za pracę.

Szczególnie ryzykowna jest sytuacja, gdy ta sama osoba otrzymuje środki od kilku powiązanych ze sobą organizacji, a łączna kwota odpowiada mniej więcej wynagrodzeniu za wykonywaną pracę. Właśnie taka konstrukcja pojawiła się w śledztwie OKO.press.

Co może grozić pracodawcy

Dla biznesu najważniejsze jest zrozumienie, że przekazanie określonych funkcji podwykonawcy lub agencji nie eliminuje automatycznie ryzyka. Jeżeli podczas kontroli zostanie ustalone, że pod formalnym wolontariatem faktycznie kryła się odpłatna praca, konsekwencje mogą dotyczyć nie tylko samego wolontariusza czy fundacji.

W zależności od konkretnej konstrukcji i stwierdzonych naruszeń organy kontrolne mogą mieć zastrzeżenia m.in. do:

• prawidłowości nawiązania i udokumentowania stosunku pracy;
• przestrzegania przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia;
• odprowadzania podatków i składek na ubezpieczenia społeczne;
• dokumentowania wypłat;
• przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy i odpoczynku;
• legalności zatrudnienia cudzoziemców.

Wolontariat może więc być dla pracodawcy w pełni legalnym sposobem angażowania ludzi w projekty społecznie użyteczne, ale nie powinien stawać się narzędziem zastępowania zwykłego zatrudnienia.

Jeśli zauważą Państwo, że proponuje się Państwu taki schemat w praktyce rekrutacyjnej – prosimy tego nie ignorować. Państwo polskie coraz częściej przenosi odpowiedzialność za legalność zatrudnienia cudzoziemców oraz współpracy z agencjami pracy na biznes: naruszenia grożą karami finansowymi, sporami sądowymi, utratą reputacji i kontrolami. To niebezpieczne. Prosimy współpracować z agencjami, które działają legalnie i weryfikują dokumenty. 

A jeśli zetknęli się Państwo z oszustami – prosimy zgłosić nam to anonimowo: 

[email protected]