Ukryty outsourcing: biznes na celowniku PIP

W ostatnim czasie Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) coraz dokładniej kontroluje modele współpracy pomiędzy firmami działającymi na podstawie umów outsourcingowych. Powodem jest konieczność sprawdzenia, czy pod pozorem świadczenia usług nie dochodzi faktycznie do pracy tymczasowej lub udostępniania pracowników z naruszeniem przepisów prawa.

Podczas takich kontroli w centrum uwagi znajdują się obie strony umowy. Dostawca usług powinien potwierdzić, że rzeczywiście świadczy kompleksową usługę i zarządza procesem, a nie jedynie kieruje pracowników do klienta. Z kolei firma-zleceniodawca musi wykazać, że nie przejmuje funkcji pracodawcy wobec personelu wykonawcy.

Dlatego obecnie nie wystarczy jedynie prawidłowo sporządzić umowę. Coraz większe znaczenie ma sposób, w jaki współpraca jest zorganizowana w praktyce.

Rejestracja

Pierwszy etap kontroli zazwyczaj dotyczy dokumentów. Inspektorzy PIP analizują, czy firma posiada prawo do prowadzenia odpowiedniej działalności. W szczególności jednym z pierwszych dokumentów sprawdzanych przez inspektorów jest wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ).

Jednocześnie praktyka pokazuje, że inspektorów interesuje nie tylko sam fakt posiadania wpisu do KRAZ w dniu kontroli. Analizują oni całą historię działalności firmy: czy nie występowały przerwy w rejestracji, zmiany statusu lub inne okoliczności, które mogłyby podważyć ciągłość prowadzonej działalności.

Dla firm świadczących usługi na podstawie umów outsourcingowych oznacza to konieczność stałego monitorowania zgodności wszystkich wymaganych dokumentów. Dla przedsiębiorstw zawierających umowy z takimi partnerami oznacza to z kolei potrzebę przeprowadzenia podstawowej weryfikacji prawnej kontrahenta jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Dziś sprawdzenie wyłącznie ceny usług lub warunków umowy już nie wystarcza.

Co sprzedaje firma

Po analizie dokumentów PIP przechodzi do pytania, które w praktyce decyduje o wyniku całej kontroli: „Czy wykonawca sprzedaje gotową usługę, czy w rzeczywistości jedynie udostępnia pracowników?”. Właśnie na tym etapie inspektorzy zaczynają analizować rzeczywistą treść współpracy.

Jeżeli firma deklaruje, że wykonuje na przykład prace produkcyjne, montażowe lub logistyczne, powinna wykazać, że posiada odpowiednie kompetencje. Inspektorzy oceniają profil działalności przedsiębiorstwa, doświadczenie w realizacji podobnych projektów, posiadanie własnego systemu zarządzania, kompetentnej kadry kierowniczej oraz zasobów organizacyjnych.

Innymi słowy, outsourcer powinien wykazać, że zarządza procesem, a nie jedynie zapewnia obecność ludzi na terenie zakładu klienta.

Jeżeli natomiast jedyną funkcją firmy jest zatrudnianie pracowników i wypłacanie im wynagrodzeń, a wszystkie decyzje dotyczące procesu produkcyjnego podejmuje zleceniodawca, powstaje uzasadnione podejrzenie, że pod pozorem outsourcingu prowadzona jest działalność agencji zatrudnienia.

Właśnie ta granica pomiędzy świadczeniem usługi a udostępnianiem personelu jest obecnie jednym z najważniejszych elementów kontroli prowadzonych przez PIP.

Kto faktycznie jest pracodawcą

Kolejny blok pytań dotyczy wykonywania funkcji pracodawcy. W praktyce to właśnie on najczęściej pozwala inspekcji ustalić, kto faktycznie zarządza pracownikami.

Szczególnie istotne są pytania dotyczące badań lekarskich. Jeżeli skierowania na obowiązkowe badania medycyny pracy wystawia firma-zleceniodawca, a nie pracodawca pracownika, może to świadczyć o tym, że to właśnie klient wykonuje funkcje pracodawcy.

Nie mniej ważne są szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie ogólne powinno być organizowane przez firmę będącą pracodawcą pracownika. Natomiast przedsiębiorstwo-klient przeprowadza wyłącznie instruktaż dotyczący konkretnych zagrożeń występujących w swoim zakładzie. Jeżeli cały proces szkolenia przejmuje zleceniodawca, dla inspektora może to stanowić kolejny argument świadczący o tym, że pracownicy zostali faktycznie zintegrowani ze strukturą przedsiębiorstwa.

Analogiczne podejście stosowane jest również przy ocenie ryzyka zawodowego. Inspektorzy sprawdzają, czy wykonawca samodzielnie realizuje ten obowiązek pracodawcy, czy jedynie korzysta z dokumentów klienta bez przeprowadzenia własnej analizy.

W praktyce PIP ocenia nie pojedyncze dokumenty, lecz to, czy każda ze stron wykonuje funkcje, które powinna realizować zgodnie ze swoją rolą.

Czyja odpowiedzialność

Powszechne jest przekonanie, że odpowiedzialność za legalność modelu współpracy spoczywa wyłącznie na firmie outsourcingowej. Praktyka kontroli pokazuje jednak coś innego.

Jeżeli dostawca usług nie posiada własnego systemu zarządzania pracownikami, nie organizuje ich pracy, nie kontroluje wykonywania zadań i w rzeczywistości jedynie prowadzi dokumentację kadrową, ryzyko powstaje właśnie po jego stronie.

Jednocześnie nie mniejsze ryzyko ponosi również zleceniodawca, jeżeli jego menedżerowie ustalają harmonogramy pracy, przydzielają zadania, kontrolują przebieg procesów produkcyjnych, stosują środki dyscyplinarne lub wykonują inne funkcje pracodawcy.

W takiej sytuacji inspekcja może dojść do wniosku, że umowa o świadczenie usług jedynie ukrywa faktyczne udostępnianie personelu.

Umowa nie zapewni ochrony

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców pozostaje przekonanie, że prawidłowo sporządzona pod względem prawnym umowa automatycznie gwarantuje bezpieczeństwo współpracy. W rzeczywistości dla PIP umowa jest jedynie jednym z dowodów. Jeżeli jej treść nie odpowiada temu, jak współpraca została zorganizowana w praktyce, decydujące znaczenie będą miały faktyczne okoliczności.

Na co zatem firmy powinny zwrócić uwagę? Po pierwsze, przedsiębiorstwa outsourcingowe już dziś powinny budować własne kompetencje, samodzielnie zarządzać procesami oraz wykonywać wszystkie funkcje pracodawcy. Po drugie, firmy-zleceniodawcy powinny dokładnie weryfikować swoich partnerów i dbać o to, aby współpraca nie przekształciła się w ukryty wynajem pracowników.

Najważniejsze jest jednak to, aby zarówno jedni, jak i drudzy pamiętali, że prawdziwy outsourcing nie polega na przekazaniu ludzi klientowi, lecz na przekazaniu procesu wraz z odpowiedzialnością za jego wykonanie. To właśnie tę różnicę PIP kontroluje dziś coraz dokładniej. I to ona decyduje o tym, czy współpraca stanie się skutecznym narzędziem biznesowym, czy źródłem ryzyk prawnych i finansowych dla obu stron.

Jeśli zauważą Państwo, że proponuje się Państwu taki schemat w praktyce rekrutacyjnej – prosimy tego nie ignorować. Państwo polskie coraz częściej przenosi odpowiedzialność za legalność zatrudnienia cudzoziemców oraz współpracy z agencjami pracy na biznes: naruszenia grożą karami finansowymi, sporami sądowymi, utratą reputacji i kontrolami. To niebezpieczne. Prosimy współpracować z agencjami, które działają legalnie i weryfikują dokumenty. 

A jeśli zetknęli się Państwo z oszustami – prosimy zgłosić nam to anonimowo: 

[email protected]