Ukryte godziny pracy: jak agencje narażają biznes

Jednym z najczęściej stosowanych schematów minimalizacji zobowiązań podatkowych i kosztów przez agencje pracy tymczasowej (dalej – APT) jest ukrywanie rzeczywistej liczby godzin przepracowanych przez cudzoziemców.

Na pierwszy rzut oka taki model wygląda na zgodny z prawem: pracownik jest oficjalnie zatrudniony, ma zawartą z agencją umowę cywilnoprawną o świadczenie usług (dalej – umowa zlecenia, UZ) i otrzymuje wynagrodzenie na rachunek bankowy. Jednak w dokumentacji wykazywana jest jedynie część faktycznie wykonanej pracy. Dzięki temu agencja zmniejsza podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku dochodowego. Jakie ryzyka powstają w takiej sytuacji dla pracodawcy użytkownika?

Jak działa ten schemat

Na podstawie umowy zawartej pomiędzy APT a przedsiębiorstwem pracownik tymczasowy jest kierowany do wykonywania pracy rozliczanej godzinowo. Przykładowo, w danym miesiącu ma przepracować 160 godzin i właśnie za taki wymiar czasu pracy pracodawca opłaca usługi agencji.

W umowie zlecenia (UZ) zawieranej z pracownikiem agencja nie ma obowiązku wskazywania konkretnej miesięcznej liczby godzin. Przepisy wymagają od pracodawcy jedynie ewidencjonowania faktycznie przepracowanego czasu, a w przypadku pracy tymczasowej taką ewidencję prowadzi właśnie pracodawca użytkownik. Jednocześnie ani pracownik, ani przedsiębiorstwo zazwyczaj nie wiedzą, jaką kwotę wynagrodzenia i jaką liczbę godzin APT wykazuje w rozliczeniach z ZUS (Zakładem Ubezpieczeń Społecznych) oraz Krajową Administracją Skarbową (KAS).

Właśnie w tym miejscu pojawia się możliwość nadużyć. Nieuczciwa agencja może zadeklarować, że pracownik przepracował nie 160, lecz jedynie 40 godzin. Na rynku powszechną praktyką jest zaniżanie tego wskaźnika przez agencje nawet 4–5-krotnie.

Wynagrodzenie pracownika jest wypłacane w dwóch częściach: oficjalną kwotę za zadeklarowane godziny przelewa agencja, natomiast pieniądze za ukryty czas pracy mogą być przekazywane oddzielnym przelewem od osoby fizycznej. Pracownik często nie zwraca na to uwagi, ponieważ ostatecznie otrzymuje uzgodnione wynagrodzenie. Taki podział płatności jest jednak jedną z oznak, że część dochodu nie trafia do oficjalnej sprawozdawczości.

Pracodawca użytkownik również może formalnie nie wiedzieć o istnieniu tego schematu. Opłaca APT pełną wartość usług zgodnie z faktycznie przepracowanym czasem, podczas gdy rozliczenia z pracownikiem, ZUS i organami podatkowymi prowadzi agencja. W rezultacie przedsiębiorstwo otrzymuje personel, pracownik otrzymuje wynagrodzenie, a APT pozornie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Naruszenie pozostaje ukryte wewnątrz rozliczeń: agencja sztucznie zaniża oficjalny dochód pracownika i zatrzymuje część nieodprowadzonych składek jako dodatkową marżę.

Firmy, które systematycznie stosują takie praktyki, są na polskim rynku nieoficjalnie nazywane agencjami krzak („agencje jednego dnia”, dosłownie – „krzakowe agencje”). Stosują dumping cenowy, oszczędzają na legalnym zatrudnianiu pracowników, a po rozpoczęciu poważniejszych kontroli mogą zamykać działalność lub kontynuować ją za pośrednictwem innego podmiotu prawnego.

Niestety do schematów polegających na zaniżaniu rzeczywiście przepracowanych godzin dołączają również firmy o ugruntowanej pozycji na rynku. Jak informuje wielu pracowników, mieli oni do czynienia z podobnymi praktykami w takich agencjach jak Asistwork Sp. z o.o., Personnel Service, Atlas Work, EWL Group, KONO i innych.

Dlaczego ten schemat stał się powszechny

Do jego rozpowszechnienia przyczyniła się silna konkurencja na rynku pracy tymczasowej. W okresach szczytowego zapotrzebowania polskie przedsiębiorstwa pilnie potrzebują dziesiątek lub setek pracowników do produkcji, logistyki, magazynów, przemysłu spożywczego i innych sektorów. Zapotrzebowanie to jest w pierwszej kolejności zaspokajane przez zagranicznych pracowników tymczasowych. Oczywiście pracodawcy są zainteresowani jak najniższymi kosztami zatrudnienia.

Jednak przepisy prawa określają minimalną stawkę godzinową. W 2026 roku dla umowy zlecenia (UZ) wynosi ona 31,4 zł brutto za godzinę. Po doliczeniu składek na ZUS rzeczywisty koszt zatrudnienia dla agencji wzrasta do około 37,82 zł. Uwzględniając standardową marżę APT, nawet bez kosztów transportu i innych kosztów operacyjnych, minimalna, legalna i ekonomicznie uzasadniona stawka rynkowa agencji dla pracodawcy użytkownika wynosi 42–43 zł za godzinę pracy (więcej na ten temat można przeczytać tutaj).

Dlatego oferta znacząco niższa od tej granicy powinna budzić wątpliwości. Taka „konkurencyjna” cena, w porównaniu z agencjami działającymi w pełni legalnie, nie wynika bowiem z bardziej efektywnej organizacji pracy, lecz z unikania płacenia podatków.

Jeżeli z 160 faktycznie przepracowanych godzin agencja deklaruje jedynie 40, to w przypadku jednego pracownika budżet państwa może tracić około 1,8 tys. zł miesięcznie z tytułu składek na ZUS oraz podatku dochodowego (PIT). To właśnie ta różnica pozwala APT stosować dumping cenowy.

Jak organy kontrolne wykrywają takie schematy

Przez długi czas wykrycie takich schematów było trudne. Formalnie pracownik posiadał ważną umowę, był zgłoszony do systemu ubezpieczeń społecznych i wykonywał pracę legalnie.

Sytuacja zmieniła się jednak wraz z zaostrzeniem kontroli dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Obecnie podczas kontroli warunków zatrudnienia cudzoziemców Straż Graniczna (dalej – SG) analizuje nie tylko fakt posiadania zezwolenia na pracę lub umowy, lecz także rzeczywiste warunki wykonywania pracy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości informacje są przekazywane do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), ZUS oraz Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Konsekwencje mogą wykraczać daleko poza zwykłe naliczenie zaległych podatków od wynagrodzeń i składek wraz z odsetkami za zwłokę. Jeżeli cudzoziemiec faktycznie wykonywał pracę na warunkach innych niż wskazane w dokumentach legalizujących zatrudnienie, może to zostać zakwalifikowane jako nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi. W takim przypadku zarówno agencji, jak i pracodawcy użytkownikowi grozi kara grzywny w wysokości od 3 000 do 50 000 zł. Ponadto możliwa jest również odpowiedzialność karna.

Czy przedsiębiorstwo-zleceniodawca ponosi odpowiedzialność

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że odpowiedzialność w całości spoczywa na agencji, ponieważ to właśnie ona jest formalnym pracodawcą i składa dokumenty do organów państwowych. Jednak w praktyce sytuacja jest znacznie bardziej skomplikowana.

Jeżeli przedsiębiorstwo nie miało obiektywnej możliwości wiedzieć o manipulacjach związanych z ewidencją czasu pracy, główna odpowiedzialność zazwyczaj spoczywa właśnie na agencji. Jednak takie stanowisko może mieć zastosowanie przede wszystkim w przypadku pierwszego ujawnionego naruszenia. Po uzyskaniu informacji o naruszeniu przedsiębiorstwo powinno podjąć wszelkie rozsądne działania, aby nie dopuścić do jego ponownego wystąpienia. W szczególności przeprowadzić audyt współpracy z agencjami.

Ponieważ w przypadku ponownego ujawnienia tego samego schematu sankcje finansowe mogą zostać zastosowane już wobec pracodawcy użytkownika.

Co więcej. Jeżeli zostanie udowodnione, że w przedsiębiorstwie wiedziano o ukrywaniu przez agencję faktycznie przepracowanych godzin lub świadomie uczestniczono w tym procederze, sprawa może wykraczać poza sankcje administracyjne. W zależności od ustalonych okoliczności organy ścigania mogą rozważać również kwestię odpowiedzialności karnej za przestępstwa podatkowe lub machinacje związane z dokumentami.

Jeśli zauważą Państwo, że proponuje się Państwu taki schemat w praktyce rekrutacyjnej – prosimy tego nie ignorować. Państwo polskie coraz częściej przenosi odpowiedzialność za legalność zatrudnienia cudzoziemców oraz współpracy z agencjami pracy na biznes: naruszenia grożą karami finansowymi, sporami sądowymi, utratą reputacji i kontrolami. To niebezpieczne. Prosimy współpracować z agencjami, które działają legalnie i weryfikują dokumenty. 

A jeśli zetknęli się Państwo z oszustami – prosimy zgłosić nam to anonimowo: 

[email protected]