Benefity zamiast wynagrodzenia: dlaczego taki model jest ryzykowny dla pracodawcy

Firma, która szuka pracowników w Polsce, często korzysta z usług agencji zatrudnienia. Agencja obiecuje szybkie znalezienie odpowiednich osób, a klient nie zawsze szczegółowo analizuje, w jaki sposób skonstruowane są warunki zatrudnienia lub wykonywania pracy oraz zasady rozliczania wynagrodzenia osób kierowanych do niego przez agencję.

Tymczasem na rynku można spotkać modele przedstawiane jako sposób na optymalizację kosztów zatrudnienia. Ich założeniem jest wypłacanie części należności nie w pieniądzu, lecz w formie świadczeń niepieniężnych, takich jak wyżywienie, zakwaterowanie, vouchery czy inne benefity.

Samo stworzenie regulaminu dotyczącego takich świadczeń nie oznacza jednak, że można dowolnie zastępować nimi wynagrodzenie pieniężne. Ocena prawna zależy przede wszystkim od tego, na jakiej podstawie dana osoba wykonuje pracę oraz jaki model współpracy z agencją został zastosowany.

Wymowny przykład pod koniec sierpnia opisała Gazeta Wyborcza. Sprawa dotyczyła obywatela Ukrainy, który miał wykonywać pracę za pośrednictwem agencji Bash na podstawie umowy zlecenia. Z przedstawionych mu dokumentów wynikało, że znaczna część należności miała być rozliczana w formie świadczeń niepieniężnych. Zleceniobiorca odmówił podpisania dokumentu, a następnie, jak relacjonował, został poinformowany, że bez jego podpisu nie zostanie dopuszczony do wykonywania pracy.

Ten przypadek pokazuje, jak ważne jest rozróżnienie różnych modeli współpracy z agencjami zatrudnienia. Inne przepisy mają zastosowanie do pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, inne do osoby wykonującej umowę zlecenia, a jeszcze inaczej rozkładają się obowiązki w przypadku pracy tymczasowej.

Pośrednictwo pracy a praca tymczasowa

Jeżeli agencja świadczy wyłącznie usługę pośrednictwa pracy, jej zadaniem jest znalezienie kandydata, natomiast pracodawcą pozostaje firma, która następnie zatrudnia tę osobę.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracy tymczasowej. W tym modelu pracodawcą pracownika tymczasowego jest agencja pracy tymczasowej, natomiast firma, w której pracownik wykonuje pracę, ma status pracodawcy użytkownika.

Pracodawca użytkownik nie staje się automatycznie stroną umowy o pracę pracownika tymczasowego. Ma jednak własne obowiązki wynikające z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, między innymi dotyczące przekazywania agencji informacji o warunkach pracy i wynagradzania oraz zapewnienia odpowiednich warunków wykonywania pracy.

Dlatego argument, że określone rozwiązanie zaproponowała agencja, nie powinien być traktowany jako wystarczające uzasadnienie dla zastosowania modelu, który może prowadzić do naruszenia praw osób wykonujących pracę.

Umowa o pracę: kiedy benefity nie mogą zastąpić wynagrodzenia

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu pracy.

• Art. 86 par. 2 Kodeksu pracy stanowi, że wynagrodzenie wypłaca się w formie pieniężnej. Częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

Oznacza to, że standardowe benefity pracownicze mogą uzupełniać wynagrodzenie, ale nie można automatycznie traktować ich jako zamiennika zasadniczej części wynagrodzenia należnego pracownikowi.

• Istotny jest również art. 84 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Sam podpis pracownika pod dokumentem dotyczącym benefitów lub świadczeń niepieniężnych nie powoduje więc automatycznie, że rozwiązanie sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami staje się zgodne z prawem.

• Jeżeli natomiast pracodawca chce zmienić wcześniej uzgodnione warunki wynagrodzenia, musi zastosować właściwy tryb zmiany warunków zatrudnienia. W zależności od sytuacji może to nastąpić na podstawie porozumienia stron albo wypowiedzenia zmieniającego zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy.

Umowa zlecenia: obowiązuje minimalna stawka godzinowa

Inaczej należy analizować sytuację osoby wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia.

Zleceniobiorca nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, dlatego nie można automatycznie stosować wobec niego wszystkich przepisów dotyczących wynagrodzenia pracowniczego.

Obowiązują jednak przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W przypadku umów objętych minimalną stawką godzinową należność odpowiadająca co najmniej tej stawce powinna zostać wypłacona w pieniądzu.

Zleceniobiorca nie może skutecznie zrzec się prawa do wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej ani przenieść tego prawa na inną osobę.

Dlatego model, w którym znaczna część należności za wykonane zlecenie jest zastępowana zakwaterowaniem, wyżywieniem, voucherami lub innymi świadczeniami, wymaga szczególnie dokładnej analizy prawnej.

Co grozi w przypadku nieprawidłowych rozliczeń

Zakres odpowiedzialności zależy od podstawy zatrudnienia, charakteru naruszenia oraz tego, który podmiot był odpowiedzialny za określone obowiązki.

W przypadku stosunku pracy art. 282 par. 1 Kodeksu pracy przewiduje odpowiedzialność za niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi, bezpodstawne obniżenie ich wysokości albo dokonanie bezpodstawnych potrąceń.

Grzywna może wynosić od 1000 do 30 000 zł.

Jeżeli osoba wykonująca czynności z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, zastosowanie może znaleźć art. 218 par. 1a Kodeksu karnego.

Odpowiedzialność karna dotyczy konkretnej osoby fizycznej, której działanie spełnia przesłanki określone w przepisie. Sam fakt zajmowania stanowiska właściciela, dyrektora czy osoby odpowiedzialnej za HR nie przesądza jeszcze automatycznie o odpowiedzialności karnej.

Osobną odpowiedzialność przewiduje art. 218 par. 3 Kodeksu karnego w przypadku niewykonania prawomocnego orzeczenia sądu nakazującego wypłatę wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia ze stosunku pracy.

Roszczenia pracownika

Pracownik, któremu wypłacono wynagrodzenie w wysokości niższej niż należna, może dochodzić przed sądem pracy zapłaty brakującej części wraz z należnymi odsetkami.

W określonych sytuacjach ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracownika może również prowadzić do rozwiązania przez niego umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 par. 1¹ Kodeksu pracy oraz do powstania roszczenia o odszkodowanie.

Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej oceny, ponieważ sam spór dotyczący pojedynczego składnika wynagrodzenia nie oznacza automatycznie spełnienia przesłanek ciężkiego naruszenia obowiązków pracodawcy.

Ryzyka związane z ZUS

Osobnym obszarem są składki na ubezpieczenia społeczne.

Jeżeli świadczenia przekazywane pracownikowi lub zleceniobiorcy powinny zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek, ZUS może zakwestionować przyjęty sposób rozliczeń.

W konsekwencji płatnik składek może zostać zobowiązany do uregulowania zaległości wraz z należnymi odsetkami.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje również sankcje za określone naruszenia obowiązków płatnika, w tym za nieopłacanie należnych składek lub przekazywanie nieprawdziwych danych mających wpływ na wymiar składek.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym zasad dotyczących wynagrodzeń, legalności zatrudnienia oraz funkcjonowania agencji zatrudnienia w zakresie objętym kompetencjami Inspekcji.

Kontrola może zostać przeprowadzona między innymi w związku ze skargą pracownika lub w ramach działalności kontrolnej prowadzonej przez PIP.

W przypadku stwierdzenia naruszeń Inspekcja może zastosować środki przewidziane prawem, a jeżeli istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa, również zawiadomić właściwe organy.

Ryzyka biznesowe wykraczające poza same sankcje

Nieprawidłowy model rozliczania wynagrodzeń może mieć dla firmy konsekwencje wykraczające poza bezpośrednią odpowiedzialność administracyjną czy finansową.

Jednym z najważniejszych ryzyk jest utrata zaufania osób zatrudnionych lub kierowanych do pracy. Dotyczy to szczególnie firm korzystających z pracy cudzoziemców, ponieważ informacje o warunkach zatrudnienia bardzo szybko rozchodzą się w grupach branżowych, społecznościach migrantów oraz mediach społecznościowych.

Może to bezpośrednio zwiększać rotację, utrudniać rekrutację oraz podnosić koszt pozyskania nowych pracowników.

Do tego dochodzą koszty obsługi prawnej, czas poświęcony na kontrole PIP i ZUS, konieczność korekty wcześniejszych rozliczeń oraz potencjalne nagłośnienie sprawy w mediach.

Problem może mieć również znaczenie w relacjach z dużymi kontrahentami. Coraz więcej przedsiębiorstw analizuje standardy zatrudnienia stosowane przez dostawców, podwykonawców oraz firmy zapewniające personel zewnętrzny. Naruszenia prawa pracy mogą więc wpływać na ocenę ryzyka kontraktowego, audyty dostawców oraz decyzje dotyczące kontynuowania współpracy.

Co firma powinna sprawdzić przed rozpoczęciem współpracy z agencją

Po pierwsze, należy ustalić, jaki dokładnie model współpracy proponuje agencja. Trzeba rozróżnić pośrednictwo pracy, pracę tymczasową oraz inne modele świadczenia usług.

Po drugie, należy sprawdzić, kto formalnie będzie pracodawcą albo zleceniodawcą oraz na jakiej podstawie osoby kierowane do firmy będą wykonywały pracę.

Po trzecie, jeżeli agencja proponuje regulamin benefitów, system świadczeń niepieniężnych lub inne rozwiązanie wpływające na wysokość wypłaty pieniężnej, należy zweryfikować jego podstawę prawną i sposób praktycznego stosowania.

W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę należy sprawdzić, czy sposób rozliczania wynagrodzenia zapewnia co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę oraz czy prawidłowo ustalono składniki uwzględniane przy obliczaniu jego wysokości.

W przypadku umowy zlecenia trzeba natomiast sprawdzić, czy przestrzegana jest obowiązująca minimalna stawka godzinowa oraz czy część należna z tego tytułu jest prawidłowo wypłacana w pieniądzu.

Jeżeli przewidziano potrącenia z wynagrodzenia pracownika, należy zweryfikować ich podstawę prawną. W przypadku potrąceń wymagających zgody pracownika zgoda powinna być konkretna i odnosić się do określonej należności. Ogólna zgoda typu "wyrażam zgodę na wszelkie potrącenia zgodnie z regulaminem" może być niewystarczająca.

Warto również ustalić, w jaki sposób agencja dokumentuje naliczanie i wypłatę wynagrodzeń oraz innych należności. Firma powinna mieć możliwość zweryfikowania modelu rozliczeń, a nie opierać się wyłącznie na ogólnym zapewnieniu, że rozwiązanie jest zgodne z prawem.

W przypadku współpracy z agencją pracy tymczasowej trzeba dodatkowo prawidłowo określić zakres obowiązków agencji jako pracodawcy oraz firmy jako pracodawcy użytkownika.

Warto również sprawdzić, czy agencja posiada wymagany wpis do rejestru agencji zatrudnienia oraz czy faktycznie prowadzi działalność w zakresie objętym tym wpisem.

Optymalizacja kosztów nie powinna oznaczać przenoszenia ryzyka na klienta

Agencja zatrudnienia, która przedstawia system benefitów lub świadczeń niepieniężnych przede wszystkim jako sposób na obniżenie kosztów zatrudnienia, powinna szczegółowo wyjaśnić jego podstawę prawną, konsekwencje podatkowe i składkowe oraz sposób rozliczania wynagrodzeń.

Dla firmy kluczowe znaczenie ma nie nazwa dokumentu czy rozwiązania, lecz jego rzeczywiste skutki.

Jeżeli w praktyce świadczenia niepieniężne służą do zastępowania należnego wynagrodzenia albo minimalnej stawki godzinowej, potencjalne oszczędności mogą zostać szybko zniwelowane przez zaległe płatności, składki, odsetki, koszty postępowań oraz konsekwencje reputacyjne.

Dlatego przed zaakceptowaniem podobnego modelu warto sprawdzić, kto ponosi poszczególne obowiązki, jaka jest podstawa prawna rozliczeń i czy dokumentacja odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy.

Jeżeli spotkali się Państwo z podobnym schematem w praktyce rekrutacyjnej lub w ramach współpracy z agencją pracy tymczasowej, warto dokładnie zweryfikować jego podstawę prawną oraz sposób rozliczania wynagrodzeń.

Przepisy nakładają konkretne obowiązki zarówno na podmioty zatrudniające cudzoziemców, jak i na agencje zatrudnienia oraz pracodawców użytkowników, przy czym zakres odpowiedzialności zależy od przyjętego modelu współpracy.

Nieprawidłowości mogą prowadzić do kontroli, sporów, dodatkowych kosztów oraz ryzyka reputacyjnego.

Informacje o podejrzanych lub nieuczciwych praktykach można przekazać nam anonimowo na adres:

[email protected]